| « Later | Eerder » |
Project controller, business analist, applicatie ontwikkelaar en MS Access expert voor Dienst Grondgebied, Openbare Ruimte
- in 6 maanden: complexe projectbeheersing applicatie (MS Access) realiseren
- in 2 maanden: alle 500 projecten en 5000 budgetposten opschonen
- rapportages en inhoudelijke functionaliteiten uitbreiden
- control: 20 projectleiders en 3 domein-managers (opdrachtgever) adviseren .
De klant aan het woord…
Hier treft u de beoordelingen van de opdrachtgevers, over de gehele periode vanaf de start in 2009.
en de beoordeling over alleen de startperiode in 2009:
Inhoud
- Klant worstelt met de informatievoorziening in de complete portefeuille met (ca 500) projecten Openbare Ruimte. Er wordt nog niet voldaan aan de wensen t.a.v. kwaliteit, snelheid, betrouwbaarheid, juistheid en tijdigheid. Ook bij de kwaliteit van de onderliggende administraties zijn er vraagtekens. Het is echter niet helder waar de echte knelpunten zitten, daarvoor zijn er teveel factoren en zijn er teveel spelers betrokken.
- De vraag is om:
- de echte problemen te identificeren,
- te adviseren over organisatorische en procedurele aanpakken,
- aanzetten te geven tot structurele technisch / inhoudelijke verbeteringen,
- tijdelijke oplossingen (Excel, Access) te ontwikkelen en te implementeren,
- onderliggende administraties op te schonen en
- alle opgedane en voor het vervolg benodigde kennis gestructureerd over te dragen.
- Gekozen wordt voor een participerende aanpak: door zelf programmacontroller te zijn kunnen de feitelijke kwaliteit van gegevens en processen, en de uitvoerbaarheid van concrete oplossingen op hun merites worden getoetst. De betrokkenen kunnen meteen van betere informatie worden voorzien en bovendien kunnen de actuele personele kwesties worden opgelost.
Taken en Verantwoordelijkheden
- Optreden als programmacontroller, bijdragen aan de rapportagecyclus en ondersteunen van het management bij bijsturing en bij rapportages naar hogere niveaus.
- Optreden als projectcontroller, zorgen voor schone administraties, voor subsidieafhandeling, projectafsluiting, etc.
- Optreden als organisatie-analist / adviseur, formuleren en presenteren van niet-direct oplosbare knelpunten en mogelijk bijgestelde bedrijfsprocessen.
- Optreden als informatieanalist, systeemontwerper en ontwikkelaar voor het bedenken en realiseren van technisch / inhoudelijke oplossingen, incl. alle gebruikers- en beheerdocumentatie en incl. het geven van korte trainingen en demonstraties aan de verschillende doelgroepen.
- Met nazorg is na afronding incidenteel ondersteuning verleend aan de functioneel en technisch beheerders. Dit heeft zich vanaf medio 2010 ook in latere jaren voortgezet.
Resultaten
- Goed werkend (tijdelijk) informatiesysteem in MS Access bovenop de financiële administratie, met geïntegreerde documentbeheersing, subsidie-administratie, projectrapportages voor alle projectleiders, automatische stoplicht-signalering m.b.t. voortgangs / budget-issues enzovoort. Geheel voorzien van handleidingen voor gebruikers en voor functionele en technisch beheerders, en inclusief korte gerichte trainingen voor alle betrokkenen, incl. management.
- Opgeschoonde administraties, verbeterde werkprocessen en verbeterde samenwerking tussen centrale bedrijfscontrol en lokale projectbeheersing.
- Adviesrapportage en -presentatie aan de directie als input voor aanstaande reorganisatie en herziening van bedrijfsprocedures, inzicht in de lokale knelpunten van actuele brede bedrijfsprocessen.
- Ook het op een andere wijze werken en communiceren tussen alle betrokken controllers, managers en projectleiders mag tot de resultaten worden gerekend.
Versies
- Versie 1 (2009 / 2010) is gebaseerd op eigen Nijmeegse ervaring en directe contacten in het veld.
- Versie 2 (2011) komt tot stand op initiatief vanuit de opdrachtnemers. Naast het IngenieursBureau wordt ook Archeologie als gebruikersgroep toegevoegd en veel operationele ondersteuning wordt verder uitgewerkt.
- Versie 3 (begin 2012) komt tot stand vanuit een geheel vernieuwde project(-rapportage) aanpak die gemeentebreed zal worden ingevoerd. Het gehele ProjectBureau en het Ontwikkelings Bedrijf worden aan de gebruikersgroep toegevoegd.
- Versie 4 (eind 2012) betreft een forse technische en functionele sanering van de toepassing. Steeds meer disciplines gaan het gebruiken, en de toepassing concentreert zich op de hoofdtaken. Naast de nieuwe rapportage-systematiek blijft ook de oude aanpak bestaan, maar in een vernieuwd jasje.
| « Later | Eerder » |